L'Explication Prémisse
Cet article signifie que si l'employeur tient le registre unique du personnel sur un support autre que le registre papier traditionnel (par exemple un logiciel RH, une base de données ou tout autre fichier électronique), il doit respecter des règles précises prévues aux articles D.8113-2 et D.8113-3 (conditions de conservation, d'intégrité, d'accès, de traçabilité, etc.). De plus, le comité social et économique (CSE) doit avoir été consulté et l'avis rendu par le CSE doit être adressé à l'inspection du travail — l'employeur doit donc transmettre cette notification aux services de l'inspection du travail et conserver la preuve de cet envoi.
Une PME met en place un logiciel RH pour remplacer le registre papier. Avant le passage au nouveau système, la direction consulte le CSE qui rend un avis. L'éditeur du logiciel fournit des garanties : journalisation des modifications, sauvegardes régulières, accès sécurisé pour l'inspection. L'entreprise envoie l'avis du CSE à l'inspection du travail (par courriel ou lettre recommandée) et conserve l'accusé de réception. Lors d'un contrôle, l'inspecteur peut demander l'accès au registre électronique et vérifier la conformité aux exigences légales.
- S'applique dès que le registre unique du personnel est tenu sur un support de substitution (électronique ou autre que le registre papier).
- Les exigences des articles D.8113-2 et D.8113-3 deviennent applicables : elles portent notamment sur l'intégrité, la conservation, la traçabilité, l'accessibilité et la sécurité des données (horodatage, journaux d'activité, sauvegardes, etc.).
- Le CSE doit être consulté conformément à l'article L.2315-5 et l'avis rendu par le CSE doit être adressé à l'inspection du travail.
- L'employeur doit conserver une preuve de l'envoi de l'avis du CSE à l'inspection du travail (accusé de réception, courriel, lettre recommandée).
- En cas de contrôle, l'inspecteur du travail peut demander à consulter le registre sur le support substitutif ; le refus ou la non-conformité expose l'employeur à des sanctions et à l'invalidation pratique du registre aux fins de preuve.
- Bonne pratique : effectuer la consultation du CSE avant la mise en service du support substitutif et s'assurer contractuellement (avec l'éditeur du logiciel) du respect des exigences techniques et de conservation.