L'Explication Prémisse
Cet article liste, de façon stricte, les seules catégories de données personnelles que l'employeur ou l'organisation peut inscrire dans un traitement automatisé au sujet d'un représentant syndical ou professionnel ayant obtenu des sièges (au sens de l'article R.1441-2) : identité, coordonnées (mail et téléphone, pro ou perso), la dénomination de son organisation et sa qualité de représentant mandaté pour désigner des conseillers prud'hommes. Concrètement cela signifie qu'on ne peut pas enregistrer d'autres informations personnelles (par exemple des données de santé, opinions, etc.) et que ce traitement doit rester proportionné, sécurisé et conforme au RGPD (information, durée de conservation limitée, droits d'accès/rectification/suppression…).
Dans une PME, le service RH tient un fichier sécurisé des représentants syndicaux élus : pour Mme Dupont (élue), sont enregistrés son nom et civilité, son e-mail professionnel, son numéro de portable personnel (avec son accord), la dénomination du syndicat qu'elle représente et la mention « mandatée pour la désignation des conseillers prud'hommes ». Le fichier est accessible uniquement à deux personnes du service RH et au dirigeant, conservé pendant la durée du mandat puis archivé/supprimé, et Mme Dupont reçoit une information claire sur l'usage de ses données et ses droits.
- L'article fixe les seules catégories autorisées : nom/prénoms/civilité ; adresse électronique ; numéro(s) de téléphone ; dénomination de l'organisation ; qualité de représentant mandaté pour les conseillers prud'hommes.
- Le traitement ne doit porter que sur ces données et respecter le principe de minimisation (pas d'autres informations superflues).
- Toute collecte/traitement doit être fondé sur une base légale et conforme au RGPD (information de la personne, sécurité, durée limitée, accès restreint).
- L'article vise uniquement les représentants ayant obtenu des sièges selon l'article R.1441-2 ; il ne légitime pas le traitement pour d'autres personnes.
- Les coordonnées personnelles (téléphone ou e-mail personnel) peuvent être enregistrées mais nécessitent une justification et, idéalement, le consentement ou un autre fondement légal adapté et proportionné.
- Les données listées ne sont pas des « catégories particulières » (santé, opinions, etc.) ; ces dernières restent interdites sauf conditions très strictes.
- L'employeur/organisme doit informer la personne (finalités, durées, destinataires) et respecter les droits d'accès, de rectification, d'opposition et d'effacement.
- Il convient de prévoir une durée de conservation limitée (par ex. durée du mandat + durée utile pour obligations légales) et des mesures de sécurité adaptées ; la non-conformité peut entraîner des sanctions CNIL.