L'Explication Prémisse
Cet article impose à certains employeurs d'envoyer leurs déclarations préalables à l'embauche (DPAE) par voie électronique lorsqu'ils ont dépassé, durant l'année civile précédente, un nombre de déclarations fixé par décret. Sont concernés les employeurs affiliés au régime général et, séparément, ceux affiliés au régime agricole ; les particuliers employeurs en sont exclus. En cas de non-respect de l'obligation électronique, une pénalité financière est due : son montant est fixé par décret et ne peut excéder 0,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale par salarié concerné. Le recouvrement et le contrôle de cette pénalité suivent les mêmes règles que celles applicables aux cotisations de sécurité sociale, et les sommes dues pour une année civile doivent être versées au plus tard à la première échéance de cotisations de l’année suivante.
Exemple concret : la SARL Bâtir a transmis 120 DPAE au cours de l'année N-1. Le décret fixe le seuil d'obligation électronique à 50 DPAE : la SARL Bâtir doit donc désormais obligatoirement envoyer ses DPAE par voie électronique (plateforme dédiée). Si elle continue d'envoyer certaines DPAE par courrier papier et que l'administration constate la non-conformité, elle pourra lui appliquer une pénalité. Supposons à titre d'illustration que le plafond mensuel de la sécurité sociale soit de 3 400 € et que la pénalité retenue soit le maximum (0,5 %) : la sanction serait alors de 17 € par salarié concerné. Les sommes réclamées au titre de l'année N doivent être versées au plus tard à la première échéance de cotisations sociales de l'année N+1 et sont recouvrées selon les règles habituelles des organismes de recouvrement.
- Champ d’application : employeurs relevant du régime général ou du régime agricole ; les particuliers employeurs sont exclus.
- Condition : l’obligation d’envoi électronique s’applique uniquement si le nombre de DPAE effectuées l’année précédente dépasse un seuil fixé par décret.
- Objet : la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) doit, pour ces employeurs, être transmise par voie électronique.
- Sanction : non-respect entraîne une pénalité fixée par décret, plafonnée à 0,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale par salarié.
- Recouvrement : la pénalité est recouvrée et contrôlée selon les mêmes règles, garanties et sanctions que les cotisations de sécurité sociale.
- Date de paiement : les pénalités dues pour une année civile doivent être versées au plus tard à la première date d’exigibilité des cotisations sociales de l’année suivante.
- Se référer au décret : le seuil (et les modalités pratiques, y compris plateformes admises) est déterminé par décret — il faut vérifier le texte en vigueur pour connaître le chiffre exact et la procédure électronique attendue.
- Prudence pratique : régulariser en électronique ne supprime pas automatiquement la pénalité ; mieux vaut anticiper la mise en conformité et utiliser les plateformes agréées (ex. net-entreprises ou système indiqué par l’administration).