L'Explication Prémisse
Cet article signifie que l’obligation de tenir un registre unique du personnel existe toujours, mais l’employeur peut s’en dispenser au profit d’un autre moyen d’enregistrement — notamment informatique — à condition de respecter les règles prévues à l’article L.8113‑6. Autrement dit, ce n’est pas la suppression de l’obligation d’enregistrer les salariés qui est permise, mais seulement le changement de support (papier → numérique) si le dispositif remplit les garanties légales (sécurité, conservation, accessibilité, etc.).
Une PME utilise un logiciel de gestion RH (SIRH) qui contient, pour chaque salarié, les informations exigées par le Code du travail (identité, date d’entrée, emploi/qualification, dates de sortie le cas échéant, type de contrat). Plutôt que de tenir un registre papier, l’entreprise configure le SIRH pour pouvoir exporter facilement les données au format demandé, conserve des sauvegardes sécurisées et donne aux agents de l’inspection du travail un accès ou une copie sur demande. Elle documente ces procédures pour montrer que le dispositif respecte les conditions de l’article L.8113‑6.
- L’obligation d’enregistrer les salariés subsiste : l’article porte uniquement sur le support (possibilité d’utiliser d’autres moyens, notamment informatiques).
- La dérogation est subordonnée aux conditions prévues par l’article L.8113‑6 : garanties de conservation, d’intégrité et d’accès aux informations.
- Le registre électronique doit contenir les mentions obligatoires prévues par le Code du travail (informations relatives aux salariés et à leur entrée/sortie) et permettre une communication aux autorités compétentes (inspection du travail, organismes de contrôle).
- L’employeur doit assurer la sécurité et la confidentialité des données (mesures techniques et organisationnelles, respect du RGPD).
- Il faut pouvoir produire ou exporter les données de manière lisible et exploitable lors d’un contrôle ; tenir des sauvegardes et journaux d’audit est recommandé.
- La règle concerne le format : le non-respect des obligations matérielles ou d’accès peut entraîner des sanctions, la dérogation ne vaut pas dispense des mentions légales ni des obligations envers les autorités.