L'Explication Prémisse
Cet article signifie que la clôture et la mise en forme des comptes annuels doivent être faites par l'organe qui dirige l'entité (par exemple le conseil d'administration ou le gérant). Ces comptes doivent ensuite être validés : soit lors de l'assemblée générale des adhérents, soit, si les statuts l'ont prévu, par un organe collégial de contrôle (par exemple un comité de surveillance). L'idée est de séparer la préparation des comptes (direction) de leur validation ou contrôle (adhérents ou organe de contrôle) pour garantir transparence et responsabilité.
Exemple concret : Dans une coopérative (SCOP), le conseil d'administration arrête les comptes au 31 décembre. Ces comptes sont ensuite présentés à l'assemblée générale annuelle des sociétaires qui les approuve officiellement. Dans une autre coopérative dont les statuts prévoient un conseil de surveillance, ce conseil collégial reçoit les comptes et les approuve en lieu et place de l'assemblée des adhérents, selon les modalités prévues par les statuts.
- L'organe chargé de la direction (conseil, gérant…) a la responsabilité d'arrêter les comptes.
- L'approbation des comptes revient soit à l'assemblée générale des adhérents, soit à un organe collégial de contrôle si les statuts le prévoient.
- La désignation d'un organe collégial de contrôle doit être prévue par les statuts — elle ne peut être improvisée.
- Cette règle traduit une séparation des fonctions : préparation des comptes (direction) / validation/contrôle (adhérents ou organe dédié).
- Les modalités concrètes d'approbation (convocation, quorum, majorité, délais) sont fixées par les statuts ou par d'autres dispositions légales et statutaires.
- L'approbation des comptes a des effets juridiques (entérinement des comptes) mais n'empêche pas des actions en cas d'anomalies graves, fraudes ou irrégularités.
- En pratique, vérifier les statuts pour savoir qui approuve les comptes et quelles sont les règles procédurales à respecter (délais, formalités, publication éventuelle).