L'Explication Prémisse
Cet article dit simplement que si la loi donne au comité social et économique (CSE) le droit de consulter certains registres (ceux visés à l’article L.8113‑4), l’employeur doit d’abord consulter le CSE avant de remplacer le format actuel de ces registres par un « support de substitution » (par exemple passer du papier au numérique). Autrement dit, on ne change pas le format des registres sans en informer et en débattre préalablement avec le CSE, selon les modalités prévues par l’article cité.
Dans une PME qui tient un registre santé/sécurité sur papier accessible au personnel, la direction propose de le dématérialiser et de le mettre sur un espace intranet sécurisé. Avant de lancer ce changement, elle convoque le CSE, présente le nouveau support (accès, sécurité, conservation, traçabilité) et recueille son avis et ses questions. Le CSE vérifie notamment que l’accès pour les salariés et le respect de la confidentialité seront bien garantis avant que la dématérialisation ne soit mise en œuvre.
- Obligation de consultation préalable : le CSE doit être consulté avant tout remplacement du support d’un registre auquel il a droit d’accès.
- Champ d’application limité : concerne uniquement les registres visés par l’article L.8113‑4 (les registres pour lesquels la loi donne ce droit d’accès).
- Respect des modalités prévues : la consultation et les conditions de mise en place du support de substitution doivent suivre les règles fixées par l’article L.8113‑4.
- Garanties à maintenir : le support de substitution doit assurer les mêmes conditions d’accès, de conservation, de confidentialité et de traçabilité que le support initial.
- Conséquences possibles d’un manquement : ne pas consulter le CSE peut entraîner un recours contentieux ou l’annulation de la mesure et engager la responsabilité de l’employeur.
- Information et dialogue : la consultation implique de fournir au CSE les informations nécessaires (modalités techniques, sécurité, accès des salariés) et de prendre en compte ses observations.