L'Explication Prémisse
La Caisse nationale d'assurance vieillesse (CNAV) reçoit, via l'organisme qui gère la déclaration préalable à l'embauche (DPAE), les informations d'état civil et le numéro de sécurité sociale (NIR) ou le numéro d'identification d'attente (NIA) transmis lors de l'embauche. Elle vérifie que le NIR/NIA indiqué correspond bien aux données d'état civil déclarées. Si le numéro est absent ou semble erroné, la CNAV renvoie à l'organisme un « bilan d'identification » (et, si elle a pu retrouver le bon numéro, celui-ci). L'organisme informe alors l'employeur pour qu'il rectifie ou complète la déclaration sociale nominative (DSN).
Exemple concret : Une PME recrute un salarié et envoie la DPAE via l'URSSAF avec le NIR fourni par le salarié. La CNAV constate que ce NIR ne correspond pas au nom et à la date de naissance indiqués. Elle émet un bilan d'identification et, ayant retrouvé le bon NIR, le transmet à l'URSSAF. L'URSSAF alerte le service RH de la PME : le gestionnaire paie corrige la DSN en remplaçant le NIR erroné par le NIR communiqué, assurant ainsi que les cotisations et les droits retraite du salarié seront correctement rattachés.
- La CNAV vérifie la cohérence entre le NIR/NIA et les données d'état civil issues de la DPAE.
- Contrôles effectués à partir des données transmises par l'organisme mentionné à l'article R.1221-3 (ex. URSSAF).
- Si le NIR/NIA est absent ou erroné, la CNAV retourne un bilan d'identification à cet organisme.
- Lorsque la CNAV a pu retrouver le bon numéro, elle l'indique dans le bilan d'identification.
- L'organisme destinataire informe l'employeur de la disponibilité du bilan pour permettre la correction ou la complétion de la DSN.
- L'obligation vise la qualité des données de rattachement des salariés (cotisations, droits retraite) et non la validation du droit au travail lui‑même.
- L'employeur doit rectifier la DSN sur réception de l'information afin d'assurer le bon rattachement des droits sociaux du salarié.