L'Explication Prémisse
Cet article liste les informations complémentaires que l'employeur doit inscrire sur le registre unique du personnel pour chaque salarié. Au‑delà des éléments d'identification de base, il s'agit de données permettant de préciser la situation administrative et le statut de l'agent (nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d'entrée/sortie) ainsi que des mentions obligatoires selon le type de contrat ou la situation particulière (travailleur étranger, CDD, salarié temporaire, mis à disposition, temps partiel, apprenti). Ces mentions doivent être tenues à jour et permettent de justifier la conformité des recrutements et des situations de travail vis‑à‑vis du droit du travail et des obligations administratives.
Cas pratique en entreprise : - Mme Dupont, arrivée le 03/01/2025 : nationalité française, née le 12/05/1990, sexe F, emploi "assistante commerciale", qualification "BTS Commerce", dates d'entrée 03/01/2025 (pas de date de sortie). Mention « salarié à temps partiel » si son contrat est à 24h/semaine. - M. Ndiaye, arrivé le 15/02/2025 : nationalité sénégalaise, né le 01/09/1995, sexe M, emploi "opérateur machine", qualification "Niveau V", date d'entrée 15/02/2025 ; pour lui est indiqué le type et le numéro du titre de séjour autorisant l'emploi (ex. « titre : Titre de séjour salarié - n°12345678 »). - Mme Martin, embauchée en CDD le 01/04/2025 : mention « contrat à durée déterminée » et date de fin prévue ; si elle est mise à disposition par une agence d'intérim, indiquer « salarié temporaire » + nom et adresse de l'entreprise de travail temporaire. - Un salarié mis à disposition par un groupement d'employeurs : mention « mis à disposition par un groupement d'employeurs » + dénomination et adresse du groupement. Enfin, si un recrutement nécessite une autorisation administrative, inscrire la date de l'autorisation ou, à défaut, la date de la demande d'autorisation.
- Ces mentions sont complémentaires au registre unique du personnel et doivent figurer pour chaque salarié de l'établissement.
- Informations obligatoires : nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie.
- Quand une autorisation d'embauche/licenciement est requise : inscrire la date de l'autorisation ou, à défaut, la date de la demande.
- Travailleurs étrangers : indiquer le type et le numéro du titre autorisant l'exercice d'une activité salariée.
- Contrats particuliers : mention explicite « contrat à durée déterminée » pour les CDD.
- Salariés temporaires : indiquer « salarié temporaire » et le nom + l'adresse de l'entreprise de travail temporaire.
- Travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs : mentionner « mis à disposition par un groupement d'employeurs » et la dénomination + adresse du groupement.
- Salariés à temps partiel : inscrire la mention « salarié à temps partiel ».
- Jeunes en apprentissage ou en contrat de professionnalisation : mentionner « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».
- Les informations sont des données personnelles : elles doivent être tenues à jour, conservées conformément aux obligations légales et traitées dans le respect du RGPD ; le non‑respect de l'obligation d'inscription peut entraîner des sanctions administratives.