L'Explication Prémisse
Cet article impose à l’employeur d’enregistrer, pour chaque stagiaire visé par l’article L.1221-13 (les stagiaires accueillis dans le cadre d’une convention de stage), trois informations précises : le nom et prénom du stagiaire, les dates de début et de fin du stage ou de la période de formation en milieu professionnel, et le nom/prénoms du tuteur ainsi que le lieu où le stagiaire est présent. Ces mentions doivent figurer soit sur le registre unique du personnel, soit dans tout autre document tenu par l’organisme permettant de suivre les conventions de stage. L’objectif est d’assurer la traçabilité des stagiaires et de faciliter les contrôles.
Exemple concret : dans une PME qui accueille un stagiaire marketing, le service RH inscrit dans le registre unique du personnel (ou dans le fichier « suivi des conventions de stage ») : 1) Dupont Martin – prénom et nom ; 2) période du stage : 01/06/2026 au 31/08/2026 ; 3) tutrice : Leblanc Julie – lieu de présence : bureau Marketing, siège social, 12 rue des Acacias, Paris. Si le stagiaire est ensuite affecté quelques semaines en télétravail ou dans une autre agence, le document de suivi est mis à jour pour indiquer le nouveau lieu et, le cas échéant, le nouveau tuteur.
- Obligation d’enregistrement : l’employeur doit inscrire ces mentions pour chaque stagiaire visé par L.1221-13 (convention de stage).
- Lieu d’inscription : soit sur le registre unique du personnel, soit dans tout autre document permettant de suivre les conventions de stage (fichier RH, registre stage, etc.).
- Mentions obligatoires : nom et prénoms du stagiaire ; dates de début et de fin du stage/période de formation en milieu professionnel ; nom et prénoms du tuteur et lieu de présence du stagiaire.
- But : assurer la traçabilité des stagiaires et faciliter les contrôles par l’inspection du travail.
- Mise à jour : en pratique, toute modification (changement de tuteur ou de lieu) doit être consignée pour rester conforme et utile en cas de contrôle.
- Protection des données : ces informations sont des données personnelles ; leur collecte et conservation doivent respecter le RGPD (accès restreint, durée de conservation proportionnée).
- Non-respect : l’absence d’enregistrement peut entraîner des contrôles et sanctions de l’inspection du travail selon les circonstances.