L'Explication Prémisse
Cet article dit simplement que toutes les informations concernant des faits qui interviennent après l’embauche d’un salarié (ou après l’arrivée d’un stagiaire) doivent être inscrites sur le registre unique du personnel dès que ces faits ont lieu. Autrement dit, on ne reporte pas ces modifications plus tard : l’employeur doit mettre à jour le registre au moment où l’événement se produit pour garder une trace immédiate et fidèle de la situation du salarié ou du stagiaire.
Exemple concret : Mme Dupont est embauchée le 2 janvier et son embauche est portée sur le registre unique du personnel. Le 1er avril, elle est promue et son contrat est modifié (nouvelle classification et nouveau salaire). L’employeur doit, à la date du 1er avril, inscrire sur le registre la mention relative à cette promotion et à la modification du contrat. Si Mme Dupont part en congé maternité le 15 juin, cette interruption de travail doit également être notée sur le registre au moment où elle commence.
- Obligation d’inscription : toute mention relative à un événement postérieur à l’embauche ou à l’arrivée du stagiaire doit être portée sur le registre unique du personnel.
- Moment de l’inscription : la mise à jour se fait « au moment où ceux-ci surviennent » — c’est-à-dire immédiatement ou dès que l’événement a lieu.
- Champ d’application : s’applique aussi bien aux salariés qu’aux stagiaires pour les événements intervenant après leur entrée dans l’entreprise.
- Finalité : garantir une preuve et une tenue à jour des éléments relatifs à la situation des personnes (modifications de contrat, promotions, suspensions, reprises, fins de contrat, congés importants, etc.).
- Conformité et contrôle : une tenue incorrecte ou des mises à jour tardives peuvent poser problème en cas de contrôle de l’inspection du travail ou de contestation ; il est donc important d’assurer la traçabilité.
- Données sensibles : il faut veiller à ne pas porter sur le registre des informations excessives ou sensibles (respect du principe de minimisation des données et des règles de protection des données personnelles).