L'Explication Prémisse
Cet article impose à l'employeur de noter, sur le registre unique du personnel, non seulement l'embauche mais aussi tous les faits intervenant après l'arrivée d'un salarié ou d'un stagiaire (changement de poste, départ, congé, suspension, etc.). Ces mentions doivent être inscrites dès que l'événement se produit, afin que le registre reste à jour et reflète la situation réelle du personnel.
Exemple : Mme Dupont, salariée depuis le 2 janvier, est promue chef de projet le 10 avril. Le jour même (ou dès que la décision prend effet), l'employeur inscrit sur le registre unique du personnel la promotion (nouvelle fonction, date d'effet). Quelques semaines plus tard, Mme Dupont part en congé maternité : la date de début du congé et la suspension du contrat sont également notées sur le registre à la date de survenance.
- Obligation d'inscription sur le registre unique du personnel non seulement à l'embauche, mais aussi pour tout événement postérieur touchant le salarié ou le stagiaire.
- Inscription « au moment où ceux-ci surviennent » : la mention doit être faite dès la survenance de l'événement, sans délai injustifié.
- Types d'événements concernés : promotions, changements de qualification ou d'emploi, suspensions (maladie, congés, maternité), ruptures (démission, licenciement), reprises, prolongations ou fins de stage, absences prolongées, etc.
- But : assurer la traçabilité et la mise à jour permanente des informations relatives au personnel de l'établissement.
- Le registre doit être accessible aux contrôleurs (inspection du travail) ; le défaut de mise à jour peut entraîner des constats et sanctions lors d'un contrôle.
- Application au personnel et aux stagiaires : l'obligation vaut également pour les stagiaires à partir de leur arrivée et pour les événements les concernant ensuite.