L'Explication Prémisse
Cet article oblige l'employeur, lorsqu'un service officiel chargé du contrôle de l'emploi en fait la demande expresse, à communiquer l'adresse des salariés visés par le 3° de l'article D.1221-30 et dont le contrat de travail a été conclu ou rompu. Autrement dit : si un organisme de contrôle (inspection du travail, services compétents de l'État) demande par écrit les adresses de certains salariés figurant dans la catégorie indiquée au 3° de D.1221-30, l'employeur doit les transmettre.
Une DREETS (ou un autre service de contrôle) envoie une demande écrite à une PME pour vérifier la régularité des contrats de certains salariés récemment embauchés ou licenciés (les salariés listés au 3° de l'article D.1221-30). Le dirigeant consulte ses dossiers RH et envoie, dans le délai indiqué, la liste des noms et adresses postales ou électroniques demandées. Il conserve une copie de la demande et de la réponse dans son registre de contrôle pour preuve en cas de suivi.
- L'obligation n'est déclenchée que par une « demande expresse » d'un service chargé du contrôle de l'emploi (identité et qualité du demandeur doivent être vérifiables).
- La communication porte uniquement sur l'adresse des salariés concernés (pas une fourniture automatique d'autres données personnelles).
- Cette disposition ne vise que les salariés visés au 3° de l'article D.1221-30 ; il faut donc vérifier que les personnes demandées entrent bien dans cette catégorie.
- La transmission d'adresses en réponse à une demande officielle repose sur un fondement légal : elle est compatible avec les règles de protection des données (RGPD) car exigée par le droit national/contrôle administratif.
- Il est recommandé de documenter la demande et la transmission (copie de la demande, liste transmise, date et moyen d'envoi) pour se prémunir en cas de contestation.
- En l'absence de précision dans l'article sur les sanctions, le refus ou l'absence de réponse peut néanmoins entraîner des mesures ou sanctions prévues par les règles de contrôle de l'emploi (rappels, amendes, etc.) ; mieux vaut répondre et, si besoin, demander des précisions au service requérant.