L'Explication Prémisse
En termes simples
Cet article impose une formalité simple : le reçu pour solde de tout compte doit être établi en deux exemplaires et cela doit être indiqué sur le document lui‑même. L’un de ces exemplaires doit être remis au salarié : l’autre reste donc à l’employeur. L’objectif est de laisser une trace matérielle accessible à chacune des parties (preuve de remise et conservation des éléments de paiement).
Exemple Concret
Lors du départ d’un salarié, le service paie prépare le reçu pour solde de tout compte en deux exemplaires, inscrit dessus la mention « établi en double exemplaire », fait signer le salarié et lui remet immédiatement un exemplaire. Le service conserve l’autre exemplaire dans le dossier personnel pour pouvoir justifier ultérieurement des sommes versées.
Points Clés à Retenir
- Obligation de doubler le document : le reçu doit exister en deux exemplaires.
- Mention obligatoire : il faut indiquer sur le reçu qu’il a été établi en double exemplaire.
- Remise au salarié : l’un des exemplaires doit être remis au salarié (preuve qu’il a bien reçu le reçu).
- Conservation de l’autre exemplaire : l’employeur conserve l’autre exemplaire comme pièce justificative.
- But probatoire : la règle facilite la preuve des paiements et de la remise du reçu, il est donc conseillé au salarié de conserver son exemplaire et à l’employeur de garder le sien dans les archives.