L'Explication Prémisse
Le reçu pour solde de tout compte doit obligatoirement être établi en deux exemplaires identiques ; cette double rédaction doit être signalée sur le document lui‑même. L'un des exemplaires est remis au salarié (l'employeur conserve l'autre). Concrètement, c'est une simple règle de forme qui garantit que le salarié dispose d'une copie du document récapitulant les sommes versées à la fin du contrat.
À la fin d'un CDI, le service paie prépare le reçu pour solde de tout compte qui détaille salaire, congés payés, indemnités de rupture, etc. Il imprime deux exemplaires, inscrit sur le haut du document « établi en double exemplaire » et invite le salarié à signer. Il remet immédiatement un exemplaire au salarié et garde l'autre dans le dossier RH comme preuve de paiement.
- Obligation de forme : le reçu doit être établi en double exemplaire.
- Mention obligatoire : il faut indiquer sur le reçu qu’il a été établi en double exemplaire.
- Remise au salarié : l’un des exemplaires doit être remis au salarié (au moment du paiement ou de la délivrance du reçu).
- Conservation par l’employeur : l’employeur conserve l’autre exemplaire comme preuve en cas de litige.
- But probatoire : la double exemplaire facilite la preuve des sommes versées et de la remise du document.
- Sanctions indirectes : le non‑respect de cette règle de forme peut compliquer la preuve pour l’employeur en cas de contestation, même si la portée juridique du reçu (par ex. l’effet de la signature) relève d’autres règles et de la jurisprudence.