L'Explication Prémisse
Cet article décrit ce que doit contenir la fiche d'identification du salarié (le « volet d'identification ») remise ou jointe au contrat : d'une part les informations personnelles essentielles prévues par la déclaration préalable à l'embauche, et l'affiliation au régime de sécurité sociale (général ou agricole) ; d'autre part les éléments relatifs à l'emploi (date de fin si CDD, durée de la période d'essai, salaire d'embauche, durée du travail, nature et catégorie du poste, convention collective applicable, taux de cotisations accidents du travail et, le cas échéant, taux de prévoyance). Enfin, ce volet doit être signé par l'employeur et par le salarié. Ces mentions permettent d'assurer la transparence sur les conditions d'emploi et constituent un élément de preuve des engagements pris.
Exemple en entreprise : Le 1er juin, la société ABC embauche Mme Dupont en CDD de 6 mois comme assistante administrative. Le volet d'identification remis contient : - les informations personnelles prévues à l'article R.1221-1 (nom, prénoms, date et lieu de naissance, adresse, nationalité, etc.) ; - le régime d'affiliation : régime général ; - la date de fin d'emploi : 30 novembre (fin du CDD) ; - la durée de la période d'essai : 1 mois ; - le salaire prévu à l'embauche : 1 850 € brut mensuel ; - la durée du travail : 35 heures/semaine ; - la nature et la catégorie d'emploi : assistante administrative, catégorie employée ; - la convention collective applicable : convention collective nationale X (mentionnée) ; - le taux de cotisations accidents du travail : 1,2 % (exemple) et, le cas échéant, taux de prévoyance : 0,5 % ; La fiche est ensuite signée par l'employeur et par Mme Dupont, chacun conservant un exemplaire.
- Le volet d'identification doit contenir les mentions listées à l'article D.1272-5 et être joint au dossier du salarié.
- Il reprend les mentions personnelles imposées par l'article R.1221-1 (identité, date et lieu de naissance, adresse, etc.).
- Il indique le régime d'affiliation à la sécurité sociale : régime général ou régime agricole.
- Pour un CDD, la date précise de fin d'emploi doit figurer.
- La durée de la période d'essai doit être indiquée lorsque prévue.
- Le salaire prévu à l'embauche doit être mentionné (montant et périodicité).
- La durée du travail (horaire hebdomadaire, par exemple) doit être précisée.
- La nature et la catégorie du poste (qualification, classification) doivent apparaître.
- La convention collective applicable doit être mentionnée pour connaître règles et garanties spécifiques.
- Le taux de cotisations accidents du travail et, le cas échéant, le taux de prévoyance doivent être indiqués.
- Le document doit porter les signatures de l'employeur et du salarié (preuve de remise/acceptation).
- Absence ou inexactitude des mentions peut poser des difficultés de preuve (conditions de travail, salaire, durée du contrat) et engager des contestations ; il est donc conseillé de conserver un exemplaire signé par les deux parties.