L'Explication Prémisse
Ce texte décrit les informations obligatoires qui doivent figurer dans le « volet d'identification » du salarié (la partie du dossier qui permet d'identifier clairement la personne et son emploi). Il impose d'y inscrire les données d'état civil et d'identification prévues pour la déclaration préalable à l'embauche (nom, prénoms, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale, adresse, etc.), le régime de protection sociale (régime général ou agricole), puis des précisions sur l'emploi (date de fin pour un CDD, durée de la période d'essai, salaire de départ, durée du travail, nature et catégorie de l'emploi, convention collective applicable, taux de cotisation accidents du travail et, si applicable, taux de prévoyance). Enfin, ce volet doit être signé par l'employeur et le salarié.
Exemple concret : Société ABC embauche Mme Marie Dupont en CDD de 6 mois à compter du 1er avril 2026 pour un poste d'assistante administrative. Le volet d'identification comporte : • les informations d'identité de Mme Dupont (nom, prénoms, date de naissance, numéro de sécurité sociale, adresse) ; • le régime d'affiliation : régime général ; • la date de fin d'emploi : 30 septembre 2026 ; • la durée de la période d'essai : 1 mois ; • le salaire prévu à l'embauche : 2 200 € brut mensuel ; • la durée du travail : 35 heures par semaine ; • la nature et la catégorie d'emploi : assistante administrative, catégorie employé ; • la convention collective applicable : Convention collective X ; • le taux de cotisations accidents du travail : 2,5 % et taux de prévoyance : 1 % ; • les signatures de l'employeur et de Mme Dupont. Ce document accompagne le dossier salarié et sert de preuve des conditions d'embauche.
- Le volet doit contenir les mentions d'identité prévues par l'article R.1221-1 (données nécessaires à la déclaration préalable à l'embauche).
- Il faut préciser le régime d'affiliation social : régime général ou régime agricole.
- Pour un CDD, la date de fin d'emploi est obligatoire.
- La durée de la période d'essai et le salaire d'embauche doivent être indiqués.
- La durée du travail (temps plein/partiel, nombre d'heures) doit figurer.
- Il faut mentionner la nature et la catégorie de l'emploi.
- La convention collective applicable doit être mentionnée (important pour droits et garanties).
- Les taux de cotisation accidents du travail et, le cas échéant, de prévoyance doivent être précisés.
- Le volet doit être signé par l'employeur et par le salarié (valeur probante et accord sur les éléments indiqués).
- Absence ou inexactitude des mentions peut compliquer la preuve des conditions d'emploi et entraîner des risques contentieux ou de non‑conformité administrative.