L'Explication Prémisse
Cet article indique précisément quelles données personnelles d’un mandataire départemental d’une organisation syndicale ou professionnelle peuvent figurer dans un fichier automatisé. Seules les informations strictement listées — nom, prénoms, civilité, adresses postale et électronique, numéro de mobile, la dénomination de l’organisation et la qualité de mandataire — peuvent être enregistrées dans ce traitement. L’idée est de limiter la collecte aux éléments nécessaires pour identifier et contacter le représentant et attester qu’il est dûment mandaté pour la désignation des conseillers prud’hommes.
Une entreprise reçoit de la chambre régionale des organisations syndicales la liste des mandataires départementaux chargés de désigner des conseillers prud’hommes. Le service relations sociales crée un fichier sécurisé contenant pour chaque mandataire : nom et prénom, civilité, adresse postale (pour courrier officiel), adresse e-mail (pro ou perso) pour échanges rapides, numéro de mobile pour convocations urgentes, la dénomination de l’organisation qu’il représente, et la mention qu’il est dûment mandaté. Le fichier n’inclut pas d’autres données personnelles (avis politiques, âge, photo, etc.) et l’accès est restreint aux personnes en charge du processus.
- Les catégories de données autorisées sont limitativement énumérées : nom, prénoms, civilité.
- Sont autorisées les adresses postale et électronique ainsi que le numéro de téléphone mobile, qu’ils soient personnels ou professionnels.
- La dénomination sociale de l’organisation représentée doit pouvoir figurer dans le traitement.
- La qualité de « mandataire dûment mandaté » doit être enregistrée (preuve du mandat pour la procédure de désignation des conseillers prud’hommes).
- Le champ d’application est le mandataire départemental pour la désignation des conseillers prud’hommes (niveau départemental et finalité précise).
- Principe de minimisation : seul ce qui est listé peut être collecté dans ce traitement automatisé ; les autres données ne doivent pas y figurer.
- Mesures de protection et respect des droits des personnes (confidentialité, accès restreint, conservation limitée) doivent être appliquées conformément au droit des données personnelles (ex. RGPD).