L'Explication Prémisse
Cet article précise, de façon très pratique, quelles données personnelles une organisation syndicale ou professionnelle est autorisée à enregistrer lorsqu'elle présente un candidat au conseil de prud'hommes. Il liste les informations d'identité et de contact (nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, adresses, téléphones), les éléments professionnels (activité actuelle ou récente, mandats antérieurs), les éléments relatifs à la candidature (conseil, collège, section, mandat confié au mandataire, attestations d'absence d'interdiction), ainsi que les justificatifs dématérialisés (pièce d'identité, preuves d'activité, mandat, résultat du casier judiciaire codé, statuts du dossier et commentaires). Des données supplémentaires concernant le mandant sont également enregistrées lorsqu'il s'agit d'un candidat présenté comme conjoint collaborateur.
Exemple en entreprise : Une organisation syndicale présente Mme Dupont comme candidate au conseil de prud'hommes. Le dossier électronique contient son nom, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, adresse e‑mail et téléphone, son poste actuel et les activités exercées au cours des deux dernières années, l'indication qu'elle n'a pas été conseillère prud'hommale auparavant, le conseil/ collège/section visés, le mandat qu'elle donne au mandataire, l'attestation qu'elle n'est pas frappée d'interdiction et sa pièce d'identité numérisée. Le fichier renferme aussi le justificatif de ses activités (contrats, attestations), le résultat codé de la consultation du casier judiciaire (par exemple «0» si le bulletin n°2 est «néant») et des commentaires sur la recevabilité. Si Mme Dupont se présente comme conjoint collaborateur, le dossier comprendra en plus les nom, date de naissance et nationalité du mandant, la pièce d'identité du mandant, le mandat du mandant et le résultat du casier judiciaire le concernant.
- Liste exhaustive des catégories de données que l’organisation peut enregistrer pour un candidat présenté (identité, contacts, activités, qualité de candidat, mandat, attestations, domiciles électroniques, etc.).
- Enregistrement de justificatifs dématérialisés : pièce d'identité, preuves d'activités/mandats, mandat conféré au mandataire, justificatifs de candidature et statuts du dossier.
- Traitement spécifique du casier judiciaire : le fichier de réponse est conservé avec une codification ("0" pour bulletin n°2 «néant», "1" pour mention de condamnation, ou mentions techniques prévues par le code de procédure pénale).
- Cas particulier du conjoint collaborateur : des données et documents supplémentaires relatifs au mandant (identité, nationalité, pièce d'identité, résultat du casier judiciaire, mandat du mandant, attestations) sont enregistrés.
- Obligation de vérifier et d'attester l'absence d'interdiction, déchéance ou incapacité et l'absence d'activité incompatible avec la fonction de conseiller prud'homme.
- Les données enregistrées visent la gestion de la candidature et la vérification de la recevabilité ; elles doivent être limitées à ce qui est listé par l'article (principe de minimisation).
- Les données relatives aux condamnations pénales font l'objet de règles particulières et ne peuvent être traitées que dans le cadre prévu par la loi ; leur enregistrement est encadré (références aux articles du code de procédure pénale pour la codification).
- Responsabilités implicites : confidentialité, sécurité des données et respect du droit d'information des personnes concernées (informer le candidat, permettre l'accès/rectification dans les conditions légales).
- Les informations concernant des tiers (le mandant) ne sont enregistrées que si la situation (conjoint collaborateur) le justifie : attention au principe proportionné de collecte et d'information.