L'Explication Prémisse
Avant qu'un salarié ne commence effectivement son travail, l'employeur doit transmettre une déclaration nominative aux organismes de protection sociale prévus (en pratique via l'URSSAF ou les services habilités). Autrement dit, l'embauche ne peut légalement débuter qu'après cette formalité, effectuée pour chaque lieu où des salariés travaillent. Cette déclaration permet notamment d'affilier le salarié, de déclencher la couverture sociale et de permettre le calcul des cotisations.
Une PME ouvre une boutique dans une nouvelle ville. Elle recrute une vendeuse dont le premier jour est fixé au 1er mai. Le service RH envoie, avant le 1er mai, la déclaration nominative pour cette salariée via le portail de l'URSSAF en indiquant le lieu précis de travail (la nouvelle boutique). Si la société a d'autres magasins, elle doit effectuer la déclaration pour le site concerné — et pour chaque embauche dans chaque magasin — avant la prise de poste.
- Obligation préalable : l'embauche ne peut commencer qu'après la déclaration nominative effectuée par l'employeur.
- Organismes destinataires : la déclaration doit être adressée aux organismes de protection sociale désignés (en pratique via les services habilités, par exemple l'URSSAF).
- Par lieu de travail : la formalité s'accomplit pour chaque lieu où sont employés des salariés (chaque établissement/implantation doit être pris en compte).
- Informations transmises : la déclaration comporte les éléments permettant l'affiliation du salarié (identité, date de début, lieu de travail, etc.), nécessaires au calcul des cotisations et à la couverture sociale.
- Voies et pratiques : la déclaration se fait le plus souvent par voie électronique (portail dédié).
- Conséquences du non-respect : en l'absence de déclaration l'employeur s'expose à la régularisation des cotisations, majorations et sanctions administratives ou pénales ; cela n'empêche pas pour autant la prise effective du travail, mais le risque pour l'employeur est important.