L'Explication Prémisse
Le registre unique du personnel est un document obligatoire tenu dans chaque établissement (site, magasin, atelier) où travaillent des salariés. On y inscrit, de façon indélébile et au moment de l’embauche, les noms et prénoms des salariés dans l’ordre chronologique des embauches. Les stagiaires et les volontaires en service civique figurent dans une partie distincte du registre, classés selon leur arrivée. D’autres mentions utiles (dates, catégories, etc.) peuvent être exigées par des textes réglementaires.
Exemple : l’entreprise « Atelier A » a deux établissements : l’usine et le siège. À l’usine, le registre unique contient, sur la page d’ouverture, la liste des salariés inscrits selon la date d’embauche (le premier embauché en premier). Lorsqu’un nouvel opérateur commence, le responsable inscrit son nom et prénom le jour de l’embauche sans rature ni effacement. Les stagiaires accueillis sont notés dans la partie “stagiaires/volontaires” du registre, dans l’ordre d’arrivée (stagiaire 1, stagiaire 2…). Si l’inspection du travail contrôle l’établissement, elle consulte ce registre pour vérifier la liste du personnel et les dates d’arrivée.
- Obligation : le registre unique du personnel est obligatoire dans tout établissement employant des salariés.
- Périmètre : l’obligation s’apprécie par établissement (un registre par site où il y a des salariés).
- Ordre : les salariés sont inscrits par noms et prénoms dans l’ordre chronologique des embauches.
- Moment de l’inscription : l’inscription doit être effectuée au moment de l’embauche.
- Indélébilité : les mentions doivent être portées de façon indélébile (pas de ratures ni d’effacements).
- Stagiaires et volontaires : les stagiaires et les personnes en service civique sont inscrits dans une partie spécifique, en ordre d’arrivée.
- Mentions complémentaires : d’autres informations peuvent être exigées par voie réglementaire (ces mentions sont précisées par décret).
- Valeur probante et contrôle : le registre sert à la vérification (notamment par l’inspection du travail) et peut être utilisé comme élément de preuve en cas de litige sur l’existence ou la date d’embauche.