L'Explication Prémisse
Cet article impose à chaque établissement employant des salariés de tenir un « registre unique du personnel ». On y inscrit, au moment de l’embauche et de façon indélébile, les noms et prénoms de tous les salariés dans l’ordre des embauches. Les stagiaires et les volontaires en service civique figurent aussi sur le registre mais dans une partie distincte et dans l’ordre d’arrivée. D’autres informations à inscrire (pour tous, pour certaines catégories, ou pour les stagiaires/volontaires) sont précisées par des textes réglementaires.
Dans une PME ayant deux sites (atelier et bureau), le directeur de chaque site tient un registre unique propre à son établissement. À l’arrivée d’un nouvel opérateur à l’atelier, on inscrit immédiatement son nom et prénom sur le registre de l’atelier, en respectant l’ordre chronologique des embauches. Un stagiaire accueilli pour deux mois est inscrit dans la partie « stagiaires » du registre, dans l’ordre d’arrivée, et non mélangé avec les salariés permanents.
- Obligation par établissement : un registre unique doit être tenu dans chaque établissement employant des salariés.
- Mentions obligatoires : noms et prénoms de tous les salariés.
- Ordre des inscriptions : salariés inscrits dans l’ordre des embauches ; stagiaires et volontaires en service civique inscrits dans l’ordre d’arrivée dans une partie spécifique.
- Moment de l’inscription : les mentions sont portées au moment de l’embauche (ou de l’arrivée pour stagiaires/volontaires).
- Caractère indélébile : les inscriptions doivent être faites de façon non effaçable (ex. encre permanente ou dispositif électronique garantissant l’intégrité des données).
- Mentions complémentaires : d’autres informations à inscrire sont définies par voie réglementaire et peuvent viser l’ensemble des salariés, certaines catégories seulement, ou les stagiaires/volontaires.