L'Explication Prémisse
Cet article signifie qu'un employeur ne peut pas recueillir, à l'insu du candidat, des informations le concernant au moyen d'un dispositif (test, enregistrement, outil informatique, surveillance, traitement automatisé, etc.) dont il ne l'a pas informé au préalable. Autrement dit, pas de collecte « cachée » : avant d'utiliser un outil ou une technique pour obtenir des données personnelles d'un candidat, il faut l'en avertir clairement (nature de l'outil, finalité). Cette obligation complète les règles de protection des données (ex. RGPD) et vise à garantir la transparence et le respect de la vie privée du candidat.
Une entreprise organise des entretiens vidéos différés et utilise un logiciel d'analyse vocale et faciale pour aider à évaluer les candidats. Dans la convocation à l'entretien, le recruteur indique explicitement que l'entretien sera enregistré, que l'analyse automatisée sera réalisée, à quelles finalités (sélection), qui aura accès aux enregistrements et combien de temps ils seront conservés. Si l'entreprise avait filmé et analysé les candidats sans les en informer, elle s'exposerait à des contestations et à l'impossibilité d'utiliser ces éléments dans la décision de recrutement.
- Portée : s'applique à toute information concernant personnellement un candidat et à tout dispositif de collecte (tests, enregistrements, traitements automatisés, surveillance, recherches sur les réseaux sociaux, etc.).
- Obligation d'information préalable : le candidat doit être informé avant la collecte (nature du dispositif, finalité de la collecte, éventuels destinataires, durée de conservation).
- Transparence indispensable : la collecte ne doit pas être secrète ou dissimulée — les dispositifs « cachés » sont interdits.
- Interaction avec le RGPD et la CNIL : l'information préalable complète les obligations d'information, de licéité de traitement et de droits d'accès/rectification prévues par le RGPD.
- Responsabilité et tiers : si un prestataire tiers collecte des données pour le compte de l'employeur, le candidat doit également être informé de l'intervention de ce prestataire.
- Preuves et admissibilité : des éléments obtenus sans information préalable peuvent être contestés par le candidat et jugés irrecevables dans le processus de recrutement.
- Sanctions possibles : non-respect = risques de sanctions administratives (CNIL), contentieux prud'homal ou civil pour atteinte à la vie privée et responsabilité de l'employeur.
- Bonne pratique RH : préciser les dispositifs de collecte dès l'offre d'emploi, la convocation ou le formulaire de candidature, joindre une notice d'information RGPD et, si besoin, recueillir le consentement éclairé lorsque requis.