L'Explication Prémisse
Cet article impose à l’employeur (ou au recruteur) d’informer le candidat avant toute collecte d’informations le concernant par un « dispositif » (outil, logiciel, test, enregistrement, etc.). Autrement dit, on ne peut pas recueillir des données personnelles sur un candidat à son insu : il faut le mettre préalablement au courant de l’existence et de l’utilisation de l’outil qui va collecter ces informations.
Une PME utilise un logiciel de présélection automatique des CV et un questionnaire de personnalité en ligne. Avant d’envoyer le lien au candidat, l’entreprise indique dans l’offre d’emploi puis dans le message d’invitation : que ses données seront traitées par ce logiciel, quelles informations seront collectées (CV, réponses au questionnaire), dans quel but (tri des candidatures, évaluation des aptitudes), qui y aura accès, et combien de temps les données seront conservées. Si l’entreprise souhaite enregistrer un entretien vidéo, elle prévient le candidat au préalable et obtient son accord pour l’enregistrement.
- Obligation d’information préalable : le candidat doit être informé avant toute collecte via un dispositif.
- Champ large : s’applique aux outils physiques ou numériques (tests, algorithmes, enregistrements, questionnaires, etc.).
- Portée sur les données personnelles : concerne toute information concernant personnellement le candidat.
- Transparence requise : information sur la nature du dispositif, les données collectées, les finalités et éventuellement les destinataires et durée de conservation (rappel lié au RGPD).
- Lien avec le RGPD/CNIL : cette obligation complète les exigences de protection des données (base légale, droits d’accès, rectification, etc.).
- Interdiction de la collecte clandestine : la collecte à l’insu du candidat est prohibée et peut entraîner recours ou sanction (plainte à la CNIL, actions en réparation).
- Pratique recommandée : mentionner l’existence du dispositif dans l’offre ou l’e-mail d’invitation et fournir une information claire et accessible au candidat avant la collecte.