L'Explication Prémisse
Cet article impose que les comptes annuels de l’entreprise, ainsi que les documents visés par l’article L.2315-65 et toutes les pièces justificatives associées (factures, relevés, livres comptables, etc.), soient gardés pendant dix ans à partir de la date de clôture de l’exercice concerné. Concrètement, cela garantit que les représentants du personnel, l’administration ou l’employeur lui‑même peuvent consulter les documents relatifs à un exercice pendant une décennie pour contrôler les comptes ou exercer des droits. Ne pas respecter cette durée peut compliquer les contrôles, recours ou vérifications ultérieures.
Dans une PME clôturant son exercice au 31/12/2023, l’employeur doit conserver les comptes annuels 2023, les documents transmis au CSE en vertu de L.2315-65 (par exemple le rapport de gestion) et toutes les pièces justificatives (factures fournisseurs, relevés bancaires liés à l’exercice) jusqu’au 31/12/2033. Si, en 2028, les représentants du personnel demandent à vérifier des factures de 2023 dans le cadre d’un contrôle, l’entreprise doit pouvoir les fournir.
- Objet : conservation des comptes annuels, des documents mentionnés à l’article L.2315-65 et des pièces justificatives qui s’y rapportent.
- Durée : 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice auquel se rapportent les documents.
- Point de départ : la date de clôture de l’exercice (ex. 31/12/2023 → conservation jusqu’au 31/12/2033).
- Portée : inclut les pièces justificatives (factures, relevés, éléments comptables) nécessaires à la vérification des comptes.
- Responsabilité pratique : c’est à l’employeur d’assurer la conservation et la mise à disposition en cas de demande des représentants ou des autorités compétentes.
- Compatibilité avec d’autres délais : si d’autres textes imposent une durée plus longue (fiscale, sociale, civile), c’est la durée la plus longue qui s’applique.
- Accessibilité et forme : en pratique, la conservation peut être papier ou électronique, mais il convient de garantir l’intégrité, la lisibilité et l’accessibilité des documents pendant toute la durée.
- Conséquences du non‑respect : difficulté à répondre aux contrôles, risques probatoires en cas de litige et sanctions possibles selon la nature du manquement.