L'Explication Prémisse
Cet article dit simplement que l’accord dont il est question à l’article L.2321‑2 doit prévoir des règles pour rembourser les frais de déplacement. Autrement dit, lorsque des salariés exercent des missions prévues par cet accord (réunions, formations, visites…), l’accord doit préciser comment leurs déplacements seront indemnisés afin qu’ils ne supportent pas eux‑mêmes ces coûts.
Dans une PME, l’employeur et les représentants du personnel signent l’accord prévu par L.2321‑2. L’accord fixe que les déplacements liés aux réunions et formations des représentants seront indemnisés ainsi : remboursement des billets de train sur présentation des justificatifs, indemnité kilométrique de 0,35 €/km pour les déplacements en véhicule personnel (selon barème convenu), et prise en charge des frais de parking et péages sur présentation de reçus. Un salarié élu venu de la périphérie peut donc faire rembourser son trajet, son péage et son ticket de parking après avoir joint ses justificatifs au service RH.
- L’obligation porte sur l’accord : il doit contenir des stipulations relatives au remboursement des frais de déplacement.
- Sont concernés les frais engagés pour l’exécution des missions prévues par l’accord (réunions, formations, visites, etc.).
- Formes possibles : remboursement au réel sur présentation de justificatifs, indemnité forfaitaire (barème kilométrique, forfait journalier), ou prise en charge de postes spécifiques (transport en commun, péage, parking, hébergement, repas).
- L’accord doit préciser les modalités pratiques : taux, plafonds éventuels, justificatifs exigés, procédure et délais de remboursement.
- Les règles d’imposition et de cotisations sociales applicables aux indemnités doivent être respectées (certains remboursements sur justificatifs peuvent être exonérés de charges).
- L’absence de stipulation claire dans l’accord peut entraîner des contestations ; mieux vaut formaliser les modalités pour éviter les litiges.
- Les stipulations prévues peuvent être complétées ou précisées par négociation collective ou usages d’entreprise, tant qu’elles respectent le cadre légal.