L'Explication Prémisse
Cet article impose à l'employeur de conserver tous les courriers écrits (observations et mises en demeure) que lui adresse l'inspection du travail quand il s'agit de santé/sécurité, de médecine du travail ou de prévention des risques. Conserver ces documents permet de prouver ultérieurement qu'ils ont été reçus, de suivre les mesures demandées et de les présenter lors d'un nouveau contrôle ou d'une procédure judiciaire.
Un inspecteur du travail constate l'absence de protections sur une machine et adresse à l'employeur une observation puis une mise en demeure de protéger la machine sous quinze jours. L'employeur place ces deux documents dans le dossier sécurité de l'entreprise, joint les preuves d'intervention (bon d'intervention, photos avant/après) et les conserve pour pouvoir les produire lors d'un contrôle ultérieur ou en cas de contestation après un accident.
- Obligation de conservation : l'employeur doit garder les observations et mises en demeure reçues de l'inspection du travail dans les domaines santé/sécurité, médecine du travail et prévention des risques.
- Documents visés : tant les simples observations que les mises en demeure formelles adressées par l'inspection.
- Finalité : permettre la preuve de la réception des notifications, le suivi des mesures exigées et la production en cas de contrôle ou de procédure.
- Disponibilité : ces documents doivent pouvoir être présentés à l'inspection du travail, aux représentants du personnel et aux autorités judiciaires si demandé.
- Conséquences d'un manquement : la non-conservation complique la défense de l'employeur et peut aggraver une situation en cas de procédure; des sanctions peuvent en découler en fonction des faits.
- Bonne pratique recommandée : centraliser ces pièces dans le dossier sécurité/risques professionnels, y joindre les preuves des actions correctives, et les conserver tant que le risque n'est pas définitivement traité ou selon prescriptions réglementaires applicables.