L'Explication Prémisse
Cet article impose aux organismes (centres de formation, prestataires, etc.) de pouvoir produire, à la demande du cocontractant (financeur ou employeur), tous les justificatifs prouvant les objectifs fixés, la réalisation effective des actions (par exemple une formation) et les moyens employés. Si l’organisme ne fournit pas ces pièces, la prestation est considérée comme n’ayant pas été réalisée et les sommes perçues à tort doivent être remboursées au cocontractant.
Une entreprise obtient un financement de son OPCO pour une formation de 10 salariés (coût : 12 000 €). Après la formation, l’OPCO demande au prestataire les conventions, le programme, les feuilles de présence signées, les évaluations et la facture. Le prestataire ne peut pas produire les feuilles de présence ni les évaluations. L’OPCO considère la formation comme non exécutée et demande le remboursement des 12 000 € : le prestataire devra restituer les sommes indûment perçues au cocontractant.
- Obligation pour le prestataire de fournir tous documents et pièces prouvant objectifs, exécution et moyens mis en œuvre.
- À défaut de production de ces justificatifs, l’action est réputée ne pas avoir été exécutée.
- Conséquence principale : remboursement par l’organisme des sommes indûment perçues au profit du cocontractant (financeur ou employeur).
- Documents utiles à conserver : convention/programme, feuilles de présence signées, supports pédagogiques, évaluations/attestations, factures et toute preuve matérielle de réalisation.
- La charge de la preuve pèse sur l’organisme exécutant : il doit pouvoir présenter les pièces en cas de contrôle ou de demande du cocontractant.
- Pour limiter le risque financier, les organismes doivent mettre en place un archivage fiable et des procédures de traçabilité des actions réalisées.