L'Explication Prémisse
L'article oblige l'employeur (ou l'organisme qui remet le « bulletin ou carnet ») à donner une copie du document au salarié. Il impose aussi au donneur d'ouvrage et, le cas échéant, à l'intermédiaire (par exemple l'entreprise utilisatrice et l'agence de travail temporaire ou le donneur d'ordre et le sous‑traitant) de conserver un exemplaire pendant au moins cinq ans et de le présenter sur demande à l'agent de contrôle de l'inspection du travail. L'objectif est d'assurer la traçabilité des informations et de permettre aux contrôleurs d'accéder rapidement aux pièces en cas de vérification.
Dans un chantier de construction, une entreprise de sous‑traitance fournit à chaque salarié un carnet récapitulatif des heures et conditions de travail. L'entreprise donneuse d'ouvrage (la société qui a commandé les travaux) et l'intermédiaire (l'entreprise de sous‑traitance) conservent chacun une copie papier ou dématérialisée pendant au moins cinq ans. Si un inspecteur du travail se présente pour vérifier la régularité des emplois et des paiements, les exemplaires doivent être produits sur demande.
- Le salarié doit recevoir un exemplaire du « bulletin ou carnet » : droit individuel à la remise du document.
- Conservation obligatoire : le donneur d'ouvrage et, si présent, son intermédiaire conservent un exemplaire pendant au moins cinq ans.
- Présentation aux contrôleurs : ces exemplaires doivent être communiqués à l'agent de contrôle de l'inspection du travail (référence : art. L.8112-1) sur simple demande.
- Plusieurs responsables : l'obligation de conservation pèse tant sur le donneur d'ouvrage que sur l'intermédiaire, chacun devant conserver son exemplaire.
- Finalité : faciliter les contrôles, justifier des conditions d'emploi, des heures et des paiements en cas de litige ou d'inspection.
- Forme : l'article exige la remise et la conservation d'un exemplaire ; la pratique (papier ou dématérialisé) doit permettre la consultation et la production lors d'un contrôle.
- Durée : le délai minimum de conservation est de cinq ans — compter à partir de la date d'établissement du document.
- Conséquences en cas de manquement : le refus de délivrer, de conserver ou de présenter ces documents peut entraîner des poursuites et des sanctions administratives ou pénales lors d'un contrôle (sanctions prévues par le Code du travail).