L'Explication Prémisse
L'article R1221-1 énumère les informations obligatoires que doit contenir la déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Concrètement, chaque fois que vous déclarez un salarié, vous devez indiquer qui est l'employeur (nom, adresse, code APE, numéro d'identification de l'entreprise et le service de santé au travail si vous relevez du régime général), les éléments d'identification du salarié (nom, date et lieu de naissance, sexe et, si connu, son numéro de sécurité sociale), la date et l'heure d'embauche, la nature et la durée du contrat et, le cas échéant, la durée de la période d'essai pour les CDI et pour les CDD dont la durée minimale ou le terme dépasse six mois. Pour les embauches agricoles, la DPAE doit aussi comporter les données nécessaires au calcul des cotisations MSA, à l'affiliation et à l'organisation de la visite médicale d'embauche.
Exemple en entreprise : Une PME emploie un commercial en CDI. Avant son premier jour, le service paie remplit la DPAE en indiquant : raison sociale et adresse de l'entreprise, code APE, numéro SIRET, le service de santé au travail dont dépend l'entreprise ; le nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié et son NIR (s'il est déjà immatriculé) ; la date et l'heure de prise de poste (ex. 10/05/2026 à 9h) ; la nature du contrat (CDI) et la durée de la période d'essai (2 mois). La déclaration est transmise avant l'entrée en fonction pour respecter l'obligation légale.
- La DPAE doit comporter des mentions précises et obligatoires listées par l'article R1221-1.
- Informations employeur : dénomination/nom, adresse, code APE, numéro d'identification (SIREN/SIRET) et le service de santé au travail si l'employeur relève du régime général.
- Informations salarié : nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance ; le numéro national d'identification (NIR) seulement s'il est déjà immatriculé à la sécurité sociale.
- Date et heure d'embauche : il faut indiquer le jour et l'heure de prise de poste dans la déclaration.
- Nature et durée du contrat : préciser CDI ou CDD, durée du CDD le cas échéant, et indiquer la durée de la période d'essai pour les CDI et pour les CDD dont la durée minimale ou le terme dépasse six mois.
- Cas agricole : pour les employeurs relevant de la MSA, la DPAE doit aussi contenir les données nécessaires au calcul des cotisations, à l'affiliation des salariés aux institutions agricoles et à l'organisation de la visite médicale d'embauche.
- Pratique importante : la DPAE doit être effectuée avant la prise de poste (déclaration en ligne, souvent via l'URSSAF), et elle conditionne les formalités sociales d'immatriculation et de couverture du salarié.