L'Explication Prémisse
La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) est un document que l'employeur doit transmettre avant l'arrivée effective d'un salarié. Elle contient les informations indispensables permettant d'identifier l'employeur (nom ou dénomination, code APE, adresse, numéro d'identification de l'établissement, service de santé au travail le cas échéant), le salarié (nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale si déjà connu), la date et l'heure d'embauche, la nature et la durée du contrat ainsi que, lorsqu'elle existe, la durée de la période d'essai pour les CDI et les CDD de plus de six mois. Pour les salariés agricoles, des données supplémentaires sont requises pour la gestion par la MSA et l'organisation des visites médicales d'embauche.
Une PME de services recrute un commercial : Société Alpha SARL (APE 7022Z), 12 rue des Acacias, SIRET 123 456 789 00012, affiliée au service de santé au travail X. Le salarié : Marie Dupont, femme, née le 10/04/1990 à Lyon, immatriculée (numéro de sécurité sociale XX XX XX). Embauche prévue le 02/06/2026 à 9h00 en CDI. Le contrat prévoit une période d'essai de 2 mois. L'employeur envoie la DPAE en ligne en renseignant toutes ces mentions ; pour un salarié agricole en revanche, il faudrait en plus fournir les éléments nécessaires à la MSA pour le calcul des cotisations et à l'organisation de la visite d'information et de prévention.
- La DPAE doit être transmise avant la prise de poste effective du salarié.
- Mentions obligatoires concernant l'employeur : dénomination ou nom et prénoms, code APE, adresse, numéro d'identification (SIREN/SIRET), et le service de santé au travail si l'employeur est soumis au régime général.
- Mentions obligatoires concernant le salarié : nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, et numéro national d'identification seulement s'il est déjà immatriculé à la sécurité sociale.
- Informations sur l'embauche : date et heure de prise de poste.
- Informations sur le contrat : nature (CDI, CDD...), durée du contrat et, le cas échéant, durée de la période d'essai pour les CDI et pour les CDD dont la durée ou le terme dépasse six mois.
- Cas particulier des salariés agricoles : données supplémentaires exigées pour la MSA (cotisations, affiliation aux institutions rurales) et pour organiser la visite d'information et de prévention ou l'examen médical d'aptitude.
- La DPAE remplit des fonctions administratives importantes (déclaration d'embauche, signalement aux organismes sociaux, mise en relation avec le service de santé au travail) ; son absence ou son incomplétude peut exposer l'employeur à des sanctions.
- Le numéro de sécurité sociale du salarié n'est exigé que s'il existe déjà ; à défaut, d'autres éléments d'identification restent nécessaires.