L'Explication Prémisse
L'article impose à l'employeur, lorsqu'un agent de contrôle (inspecteur du travail, agent des organismes sociaux, etc.) le lui demande, de lui présenter l'avis de réception de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) si cet avis est encore en sa possession. Si l'avis n'a pas encore été reçu, l'employeur doit alors communiquer d'autres éléments permettant de vérifier qu'il a bien effectué la DPAE (ex. copie de la déclaration transmise, preuve de l'envoi électronique, relevé de saisie, informations nécessaires pour retrouver la DPAE). En clair : à la demande du contrôleur, il faut prouver que la déclaration a été faite, soit par l'avis officiel, soit par tout document justificatif en attendant cet avis.
Contexte : L'URSSAF réalise un contrôle et demande à voir la DPAE pour un salarié embauché la semaine précédente. 1) Si l'employeur a déjà reçu l'avis de réception de l'URSSAF, il le montre au contrôleur. 2) Si l'avis n'est pas encore arrivé, l'employeur remet au contrôleur la copie de la déclaration envoyée depuis son logiciel RH (ou l'écran de confirmation avec la date/heure et le numéro SIRET), le mail de confirmation d'envoi ou l'extrait du journal des déclarations qui mentionne le nom du salarié et la date de transmission. Ces éléments permettent à l'agent de vérifier que la DPAE a bien été effectuée en attendant la réception officielle.
- Obligation déclenchée sur demande d'un agent de contrôle visé à l'article L.8271-7 (inspecteurs/agents compétents).
- Si l'employeur conserve encore l'avis de réception (conformément à R.1221-8), il doit le présenter au contrôleur.
- Si l'avis de réception n'a pas été reçu, l'employeur doit fournir tout élément permettant de vérifier la réalisation de la DPAE (copie de la déclaration, preuve d'envoi électronique, relevé de saisie, etc.).
- Les éléments fournis doivent permettre d'identifier la déclaration : nom du salarié, date d'embauche, SIRET/SIREN de l'employeur et preuve de transmission ou d'enregistrement.
- L'obligation vaut pendant la période où l'avis doit être conservé ou, à défaut d'avis, tant que l'avis officiel n'est pas parvenu à l'employeur.
- But implicite : faciliter le contrôle et démontrer la conformité à l'obligation de déclaration préalable à l'embauche.