L'Explication Prémisse
La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) est une formalité que l'employeur accomplit avant l'arrivée effective d'un salarié. Par cette seule déclaration, il réalise plusieurs démarches obligatoires : immatriculer l'employeur (si nécessaire) et le salarié auprès des organismes de sécurité sociale, affilier l'entreprise à l'assurance chômage, adhérer à un service de santé au travail et demander la visite médicale ou la visite d'information et de prévention. Il existe des règles particulières pour les salariés agricoles ou marins, qui relèvent d'organismes différents. La DPAE simplifie et centralise ces obligations administratives indispensables à la mise en œuvre d'un contrat de travail conforme.
Une PME embauche un assistant administratif. Avant le premier jour de travail, le responsable RH envoie la DPAE via le site de l'URSSAF. Grâce à cette DPAE : l'entreprise est, si besoin, immatriculée comme employeur au régime général ; l'assistant est affilié à la caisse primaire d'assurance maladie ; l'entreprise est signalée à l'organisme d'assurance chômage ; une demande d'adhésion au service de santé au travail est faite et la visite médicale d'embauche est demandée. L'URSSAF fournit un accusé de réception que l'entreprise conserve comme preuve des démarches réalisées.
- La DPAE est une formalité unique qui permet d'accomplir plusieurs obligations : immatriculation de l'employeur, affiliation du salarié à la CPAM (ou MSA pour le secteur agricole / organismes maritimes pour les marins), affiliation à l'assurance chômage, adhésion au service de santé au travail et demande de visite médicale ou de visite d'information et de prévention.
- La déclaration doit être effectuée avant l'entrée en fonction du salarié (ou au plus tard le jour de l'embauche) : c'est une condition de régularité de l'emploi.
- Des règles spécifiques existent pour les salariés agricoles (MSA et institutions du code rural) et pour les marins (établissement national des invalides de la marine et dispositions du code des transports).
- La DPAE produit des justificatifs (accusé/réception) qui servent de preuve que les déclarations ont été faites auprès des organismes concernés.
- L'affiliation au service de santé au travail et la demande de visite (VPP ou examen d'aptitude selon le cas) sont déclenchées par la DPAE : l'employeur doit ensuite organiser le rendez-vous avec le service de santé au travail.
- Ne pas effectuer la DPAE expose l'employeur à des sanctions (sanctions administratives ou pénales, régularisation des cotisations, etc.) et prive l'employeur d'une preuve formelle de conformité aux obligations sociales.
- La DPAE ne dispense pas l'employeur d'autres obligations liées au contrat de travail (rédaction du contrat si nécessaire, respect des règles de durée du travail, rémunération, etc.).