L'Explication Prémisse
Le registre unique du personnel contient les mentions obligatoires concernant chaque salarié et chaque stagiaire (identité, dates d’entrée, poste, etc.). Cet article impose que ces mentions soient conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle la personne a quitté l’établissement. Autrement dit, dès qu’un salarié ou un stagiaire cesse de travailler dans un établissement, l’employeur doit garder la fiche le concernant pendant encore cinq ans, afin de pouvoir produire la preuve de l’emploi si nécessaire (inspecteur du travail, procès, contrôle).
Exemple : Pierre est embauché le 1er juin 2018 dans l’établissement A d’une entreprise et quitte cet établissement le 30 septembre 2024. L’employeur doit conserver les mentions le concernant inscrites sur le registre unique du personnel jusqu’au 30 septembre 2029. De même, si un stagiaire a fait son stage du 1er juillet au 31 août 2024, les informations le concernant doivent être gardées jusqu’au 31 août 2029.
- La conservation porte sur les mentions inscrites sur le registre unique du personnel (identité, dates d’entrée et de sortie, poste, etc.).
- Durée de conservation : 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement.
- S’applique autant aux salariés qu’aux stagiaires.
- La période court à partir de la date de départ de l’établissement ; si la personne est réembauchée puis repart à nouveau, la nouvelle date de départ déclenche une nouvelle période de cinq ans.
- Le registre peut être tenu sur support papier ou électronique, mais les mentions doivent rester accessibles pendant la durée requise (contrôles, litiges).
- Le non-respect de cette obligation peut compliquer la preuve d’un contrat de travail et exposer l’employeur à des contestations ou à des sanctions lors de contrôles ou de procès.