L'Explication Prémisse
Cet article signifie que les informations inscrites sur le registre unique du personnel (les mentions concernant chaque salarié ou stagiaire : identité, date d’entrée, poste, etc.) doivent être conservées pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la personne a quitté l’établissement. Autrement dit, quand un salarié ou un stagiaire part, l’employeur ne peut pas effacer immédiatement son inscription : elle doit rester accessible pendant cinq ans.
Exemple : Marie quitte la succursale de Lyon le 15 mars 2024. L’employeur doit conserver toutes les mentions la concernant figurant sur le registre unique de cette succursale jusqu’au 15 mars 2029. Si Marie était transférée dans une autre succursale avant de partir définitivement, la fiche de la succursale de Lyon doit néanmoins être conservée cinq ans à compter de sa date de départ de cette succursale.
- Période de conservation : 5 ans à compter de la date de départ du salarié ou du stagiaire de l’établissement.
- Champ d’application : concerne les mentions portées sur le registre unique du personnel (salariés et stagiaires).
- Départ de l’établissement : le point de départ du délai est la date à laquelle la personne quitte l’établissement concerné (et non nécessairement la date de rupture du contrat au niveau du groupe).
- Conservation par établissement : pour les entreprises multi‑sites, chaque registre d’établissement conserve ses mentions pendant 5 ans à partir du départ de la personne de cet établissement.
- Compatibilité avec d’autres obligations : cette durée est un minimum pour le registre ; d’autres textes peuvent imposer des durées de conservation différentes pour d’autres documents (bulletins de paie, déclarations sociales, dossiers médicaux, etc.).
- Accès et contrôle : durant cette période, les mentions doivent pouvoir être produites en cas de contrôle (inspection du travail, etc.).
- Suppression/archivage : au terme des cinq ans, l’employeur peut supprimer ou archiver ces mentions sauf obligation légale contraire imposant une durée plus longue.