L'Explication Prémisse
Cet article fixe comment et quand l'employeur doit transmettre les informations prévues par le Code du travail au salarié recruté. Pour certaines informations (celles listées aux 7° à 12° et au 14° de l'article R.1221-34), il est possible de se contenter d'un renvoi aux textes légaux, réglementaires ou à la convention collective applicable (par exemple joindre ou indiquer la convention collective). Mais un sous-ensemble d'informations (les 1° à 5°, le 7° et les 11° et 12°) doit en tout état de cause être communiqué individuellement au salarié au plus tard le 7e jour calendaire à compter de la date d'embauche. Les autres informations prévues par R.1221-34 doivent être fournies au plus tard dans le mois suivant l'embauche. "Sept jours calendaire" signifie que le délai compte tous les jours (week-ends et jours fériés inclus).
Exemple concret : lors de l'embauche d'un commercial, l'employeur remet immédiatement (ou envoie par email) une lettre d'information individuelle précisant le poste, la date d'entrée en fonction, la rémunération, la durée du travail et la durée éventuelle du contrat (correspondant aux 1° à 5°) — ceci au plus tard dans les 7 jours suivant l'embauche. Pour la classification professionnelle et les modalités disciplinaires (parmi les 7° à 12° et 14°), l'employeur peut joindre la convention collective applicable ou indiquer le lien vers celle-ci (renvoi), mais s'assure aussi que les éléments figurant aux 7°, 11° et 12° ont bien été communiqués individuellement dans le délai de 7 jours. D'autres informations prévues par le Code (par ex. modalités de formation ou d'autres éléments figurant dans R.1221-34) sont fournies au salarié au plus tard dans le mois suivant l'embauche.
- Renvoi autorisé : les informations listées aux 7° à 12° et 14° de R.1221-34 peuvent être communiquées par renvoi aux textes légaux, réglementaires ou conventionnels (ex. joindre la convention collective, le code du travail, ou indiquer un lien).
- Communication individuelle obligatoire sous 7 jours : les informations des 1° à 5°, du 7° et des 11° et 12° doivent être remises individuellement au salarié au plus tard le 7e jour calendaire suivant la date d'embauche.
- Délai d'un mois : les autres informations prévues par R.1221-34 doivent être fournies au plus tard dans le mois suivant la date d'embauche.
- « Jour calendaire » : le délai de 7 jours compte tous les jours (week-ends et jours fériés inclus).
- Formes acceptées : communication individuelle peut se faire par support papier ou électronique (email, portail RH) si l'usage et la preuve sont respectés ; le renvoi implique de fournir une référence claire permettant au salarié d'accéder au texte cité.
- Distinction importante : renvoyer à un texte n'exonère pas de l'obligation de communiquer individuellement les informations soumises au délai de 7 jours (notamment les 7°, 11° et 12°).
- Preuve : l'employeur doit pouvoir prouver qu'il a communiqué les informations dans les délais (accusé de réception, copie du mail, remise en main propre signée, dépôt sur espace salarié consultable...).