L'Explication Prémisse
La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) doit normalement être faite par voie électronique (ex. net-entreprises ou sites dédiés). Si l'employeur ne peut pas utiliser ce moyen, il peut remplir un formulaire officiel et l'envoyer signé par télécopie ou par lettre recommandée avec avis de réception à l'organisme compétent (URSSAF ou MSA selon le salarié). En cas d'envoi par fax, l'employeur doit conserver l'accusé de réception émis par l'appareil et le document transmis ; en cas d'envoi en recommandé, il doit envoyer la lettre au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l'embauche et conserver le double et le récépissé postal. Ces preuves doivent être gardées jusqu'à réception du document prévu à l'article R.1221-7. Si un moyen de transmission est indisponible, cela n'exonère pas l'employeur de son obligation : il doit utiliser l'un des autres moyens disponibles.
Une PME de 8 salariés recrute un magasinier pour commencer le lundi 6 juillet. L'employeur effectue la DPAE en ligne sur le site officiel (voie électronique) et reçoit immédiatement l'accusé. Si l'ordinateur de l'entreprise était tombé en panne, l'employeur aurait imprimé le formulaire officiel, l'aurait signé et envoyé en recommandé avec avis de réception au plus tard le vendredi précédent (dernier jour ouvrable avant l'embauche) en conservant le double de la lettre et le récépissé postal jusqu'à réception de l'attestation prévue à l'article R.1221-7. Alternativement, s'il avait envoyé le formulaire par télécopie, il aurait gardé l'avis de réception imprimé du fax et le document transmis.
- La DPAE doit être effectuée par voie électronique en priorité (ex. net-entreprises).
- Si la voie électronique n'est pas utilisée, employer le formulaire officiel fixé par arrêté.
- Envoi possible par télécopie ou par lettre recommandée avec avis de réception à l'organisme compétent (URSSAF ou MSA selon le salarié).
- Envoi par télécopie : conserver l'avis de réception émis par l'appareil et le document transmis jusqu'à réception du document prévu à l'article R.1221-7.
- Envoi par LRAR : envoyer au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l'embauche (le cachet de la poste faisant foi) et conserver le double et le récépissé postal jusqu'à réception du document prévu à l'article R.1221-7.
- L'indisponibilité d'un moyen (site indisponible, panne de fax, etc.) n'exonère pas l'employeur : il doit utiliser l'un des autres moyens disponibles et conserver les preuves.
- Pensez à documenter et conserver toutes les preuves d'envoi jusqu'à réception de l'accusé prévu à R.1221-7 ; l'absence de preuve peut entraîner des difficultés en cas de contrôle.