L'Explication Prémisse
La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) doit en principe être faite en ligne. Si l'employeur ne peut pas utiliser la voie électronique, il existe un formulaire officiel — signé par l'employeur — qu'il faut envoyer à l'organisme compétent (URSSAF ou MSA selon le régime) soit par télécopie, soit par lettre recommandée avec avis de réception. La lettre recommandée doit être postée au plus tard le dernier jour ouvrable avant l'embauche (le cachet de la poste fait foi). Tant pour le fax que pour la LRAR, l'employeur doit conserver les preuves d'envoi jusqu'à la réception de l'accusé/du document fourni par l'organisme. Si un moyen de transmission est indisponible, cela n'exonère pas l'employeur d'utiliser un autre moyen pour effectuer la déclaration.
Exemple concret : Mme Dupont dirige une petite société de nettoyage et doit embaucher un agent à partir du lundi 6 juillet. Elle n'a pas accès à la procédure en ligne ce week‑end. Elle remplit le formulaire officiel, le signe, puis l'envoie par lettre recommandée avec avis de réception le vendredi 3 juillet (dernier jour ouvrable précédant l'embauche). Elle conserve une copie du formulaire et le récépissé postal jusqu'à réception de l'accusé de l'URSSAF confirmant la DPAE. Si, au contraire, elle avait envoyé le formulaire par télécopie, elle garderait l'avis de transmission émis par l'appareil et la copie faxée du document jusqu'à réception de l'accusé de l'URSSAF.
- La DPAE se fait en priorité par voie électronique.
- Si l'électronique n'est pas utilisée, employer le formulaire officiel fixé par arrêté (ministres du travail et de la sécurité sociale ; ministre de l'agriculture si salarié agricole).
- Le formulaire doit être signé par l'employeur.
- Envoi à l'organisme compétent (URSSAF ou MSA selon l'article R.1221-3) soit par télécopie, soit par lettre recommandée avec avis de réception.
- Pour la LRAR, l'envoi doit être effectué au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l'embauche ; le cachet de la poste fait foi.
- En cas d'envoi par télécopie, conserver l'avis de réception émis par l'appareil et le document transmis jusqu'à l'accusé de l'organisme.
- En cas d'envoi par LRAR, conserver un double de la lettre et le récépissé postal jusqu'à l'accusé de l'organisme.
- L'indisponibilité d'un moyen de transmission n'exonère pas l'employeur de l'obligation : il doit utiliser un autre moyen parmi ceux prévus.