L'Explication Prémisse
Cet article dit que, pour un employeur relevant du régime général qui est préalablement inscrit à un service d'authentification (par exemple le portail dédié de l'URSSAF), la déclaration préalable à l'embauche faite par voie électronique est considérée comme accomplie dès que sont fournis : le numéro d'identification de l'établissement (ex. SIRET), le numéro national d'identification du salarié (numéro de sécurité sociale) si ce salarié est déjà immatriculé et a déjà fait l'objet d'une déclaration préalable dans un délai fixé par arrêté, ainsi que les autres informations obligatoires prévues par le Code du travail. En pratique, cela simplifie la procédure électronique mais impose de vérifier que vous êtes inscrit au service d'authentification et que les numéros et mentions fournis sont exacts et conformes au délai fixé par arrêté.
La société Alpha (SIRET 12345678900010), inscrite au service d'authentification de l'URSSAF, recrute Julien qui a déjà été immatriculé à la sécurité sociale et dont le précédent employeur a fait une déclaration préalable dans les derniers mois (dans le délai fixé par arrêté). En remplissant la DPAE en ligne via le service authentifié, Alpha saisit son numéro d'établissement, le numéro de sécurité sociale de Julien et les mentions obligatoires (date d'embauche, type de contrat, lieu de travail, etc.). Dès transmission de ces éléments, la formalité est réputée accomplie sans avoir à joindre d'autres documents papier.
- Champ d'application : employeurs relevant du régime général et inscrits préalablement à un service d'authentification.
- Éléments exigés pour que la DPAE soit réputée accomplie : numéro d'identification de l'établissement (ex. SIRET), numéro national d'identification du salarié si celui-ci est déjà immatriculé et si une précédente déclaration a eu lieu dans le délai fixé par arrêté, ainsi que les mentions prévues aux 3° et 4° de l'article R.1221-1.
- Le « délai fixé par arrêté » est déterminé par texte réglementaire ; il faut le vérifier (il conditionne l'utilisation du seul numéro d'identification du salarié).
- Effet juridique : la formalité est réputée accomplie dès fourniture des informations requises via le service électronique authentifié.
- Obligation de vérification : l'employeur doit s'assurer de la fiabilité des numéros (SIRET, numéro de sécurité sociale) et des mentions saisies ; une erreur peut entraîner des conséquences administratives ou financières.
- Protection des données : le numéro de sécurité sociale est une donnée sensible ; son traitement doit respecter les règles applicables (RGPD/CNIL) et les bonnes pratiques de sécurité.
- Si le salarié n'est pas immatriculé ou si aucune déclaration antérieure n'existe dans le délai fixé, l'employeur devra fournir les informations complémentaires exigées par le Code du travail (identité complète, etc.).
- Preuve : conservez les preuves de l'envoi et de l'authentification (journal, accusé) en cas de contrôle ou de contestation.