L'Explication Prémisse
Cet article précise comment une déclaration préalable à l'embauche (DPAE) effectuée par voie électronique est considérée comme valablement accomplie pour un employeur du régime général déjà inscrit à un service d'authentification : il suffit de transmettre le numéro d'identification de l'établissement (par ex. le SIRET), le numéro national d'identification du salarié (NIR) lorsque ce salarié est déjà immatriculé à la sécurité sociale et a fait l'objet d'une DPAE dans le délai fixé par arrêté, ainsi que les informations obligatoires prévues aux 3° et 4° de l'article R.1221-1. Autrement dit, pour les réembauches ou salariés déjà connus, la DPAE peut être effectuée de façon simplifiée via l'envoi de ces identifiants et mentions obligatoires.
Une PME inscrite sur le portail officiel d'authentification (ex. net-entreprises) embauche à nouveau, après six mois, un salarié seasonal déjà immatriculé à la sécurité sociale. Le service en ligne permet à l'employeur d'entrer le SIRET de l'établissement et le numéro de sécurité sociale du salarié, ainsi que la date de reprise et la nature du contrat. Si la réembauche intervient dans le délai fixé par arrêté pour la prise en compte d'une précédente DPAE, la formalité est réputée accomplie sans avoir à ressaisir l'intégralité des données personnelles du salarié.
- Champ d'application : employeurs relevant du régime général de sécurité sociale effectuant la DPAE par voie électronique et préalablement inscrits à un service d'authentification.
- Formalité réputée accomplie dès transmission du numéro d'identification de l'établissement (ex. SIRET) et, le cas échéant, du numéro national d'identification du salarié (NIR) si ce salarié est déjà immatriculé et a été déclaré dans le délai fixé par arrêté.
- Il faut aussi fournir les mentions obligatoires prévues aux 3° et 4° de l'article R.1221-1 (par exemple : date et nature de l'embauche, caractéristiques du contrat, lieu de travail, etc.).
- Le bénéfice de la procédure simplifiée dépend du respect du délai fixé par arrêté pour considérer qu'une précédente DPAE suffit ; ce délai est fixé par réglementation subordonnée (arrêté).
- Condition préalable : l'employeur doit être inscrit à un service d'authentification reconnu pour pouvoir utiliser cette modalité électronique simplifiée.
- Effet juridique : une fois les éléments requis transmis dans les conditions prévues, l'administration considère la DPAE comme accomplie (recevabilité de la déclaration).
- Si les conditions (inscription au service, délai de réembauche, immatriculation du salarié, mentions obligatoires) ne sont pas remplies, l'employeur doit procéder à une DPAE complète selon les règles habituelles.