L'Explication Prémisse
À l'embauche, l'employeur doit remettre au salarié une copie de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) ou de l'accusé de réception qui prouve que cette déclaration a bien été faite auprès de l'organisme social (par exemple l'URSSAF). L'obligation est toutefois considérée comme remplie si le salarié reçoit un contrat de travail écrit qui indique, en plus, quel organisme a reçu la déclaration (la mention explicite de l'organisme destinataire suffit donc en lieu et place de la copie distincte).
Exemple concret : Le 1er juin, la société X recrute Marie. Avant son premier jour, le service RH déclare l'embauche via le site de l'URSSAF et reçoit un accusé de réception électronique. Le jour de l'embauche, RH remet à Marie soit la copie imprimée de cette DPAE/accusé, soit son contrat de travail écrit qui comporte la mention « déclaration effectuée auprès de l'URSSAF le 31/05/2026 ». Dans les deux cas, l'obligation légale de remise est satisfaite.
- Obligation au moment de l'embauche : l'information doit être remise au salarié lors de son entrée en poste.
- Documents concernés : copie de la DPAE ou de l'accusé de réception de l'organisme destinataire.
- Alternative possible : la remise est considérée comme faite si le contrat écrit comporte la mention de l'organisme destinataire de la DPAE (ex. URSSAF, MSA).
- Mention explicite requise : il faut nommer l'organisme destinataire dans le contrat pour valoir preuve, pas seulement une formulation vague.
- S'applique même en cas de transmission électronique : le salarié doit pouvoir obtenir la copie/mention quelle que soit la méthode de transmission.
- Finalité : permettre au salarié d'avoir la preuve que l'employeur a accompli la formalité sociale obligatoire (liée aux droits sociaux, assurance chômage, vérification du droit au travail).