L'Explication Prémisse
À l'embauche, l'employeur doit remettre au salarié une copie de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) ou de l'accusé de réception de cette déclaration. Si le salarié reçoit un contrat de travail écrit qui indique explicitement quel organisme a reçu la DPAE (par exemple « URSSAF » ou « MSA »), cette mention remplace la remise séparée de la copie : l'obligation est alors considérée comme satisfaite. Cela vise à informer le salarié que la formalité administrative a été accomplie et à constituer une preuve pour les deux parties.
Exemple : Claire est embauchée comme assistante administrative. Avant son premier jour, l'employeur effectue la DPAE auprès de l'URSSAF. Le jour de l'embauche, Claire reçoit son contrat de travail signé contenant la mention « Déclaration préalable à l'embauche effectuée auprès de l'URSSAF le 03/05/2026 » ; l'employeur n'a donc pas à remettre en plus la copie papier de la DPAE. S'il n'y a pas de contrat écrit, l'employeur devra en revanche fournir la copie de la DPAE ou l'accusé de réception le jour de l'embauche.
- Obligation d'information au moment de l'embauche : remise d'une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception.
- Alternative légale : un contrat de travail écrit mentionnant l'organisme destinataire de la DPAE vaut remise de la copie.
- La mention requise porte sur l'organisme destinataire (ex. URSSAF, MSA) — indiquer l'organisme dans le contrat suffit pour satisfaire l'obligation.
- S'applique dès l'entrée en fonction du salarié, pour tous types de contrats.
- Il est recommandé de conserver des preuves (copie de la DPAE, accusé de réception, contrat signé avec la mention) en cas de contrôle ou de contestation.
- En l'absence de preuve de la DPAE ou de la mention dans le contrat, l'employeur s'expose à des conséquences administratives et à la présomption d'irrégularité des formalités de déclaration.