L'Explication Prémisse
Cet article dit simplement que l'employeur qui ne respecte pas les formalités liées à la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) s'expose à une amende. Concrètement il doit remettre au salarié une copie de la DPAE ou, si ce n'est pas le cas, lui fournir un contrat écrit mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration. Il doit aussi conserver l'avis de réception (ou, tant qu'il ne l'a pas reçu, pouvoir produire des éléments prouvant qu'il a bien effectué la DPAE) et le communiquer aux agents de contrôle qui le demandent. Le non-respect de ces obligations est puni par l'amende prévue pour les contraventions de 4e classe.
Une entreprise embauche un saisonnier. La DPAE est faite en ligne mais le salarié ne reçoit pas de copie et le contrat de travail ne précise pas à quel organisme la DPAE a été adressée. Lors d'un contrôle, l'inspecteur demande l'avis de réception ; l'employeur ne l'a pas imprimé et n'a pas non plus la preuve électronique (référence ou accusé). L'entreprise est sanctionnée par l'amende prévue pour la contravention de 4e classe pour ne pas avoir remis la copie/mentionner l'organisme et pour ne pas avoir présenté de justificatif de la DPAE.
- Obligation de remise : l'employeur doit remettre au salarié une copie de la déclaration préalable à l'embauche ou, à défaut, lui délivrer un contrat écrit indiquant l'organisme destinataire de la DPAE (art. R.1221-9).
- Conservation et communication : l'employeur doit conserver l'avis de réception (art. R.1221-8) et le présenter aux agents de contrôle à leur réquisition (art. L.8271-7).
- Preuve alternative : tant que l'avis n'est pas reçu, l'employeur doit pouvoir communiquer d'autres éléments permettant de vérifier qu'il a procédé à la DPAE (référence électronique, accusé de réception par courriel, bordereau d'envoi, etc.).
- Sanction : la violation de ces obligations est punie de l'amende prévue pour les contraventions de 4e classe.
- Contrôle possible : les agents visés à l'article L.8271-7 (inspecteurs/contrôleurs) peuvent exiger ces documents lors d'un contrôle et constater l'infraction.
- Portée pratique : même si la DPAE a été faite, l'absence de copie remise au salarié ou l'impossibilité de produire un justificatif lors d'un contrôle suffit à engager la responsabilité de l'employeur.
- Précaution recommandée : conserver systématiquement les accusés/enregistrements de la DPAE (impression ou fichier électronique) et mentionner l'organisme destinataire dans le contrat lorsqu'on ne remet pas la copie au salarié.