L'Explication Prémisse
Cet article impose au groupement d'employeurs de conserver et de mettre immédiatement à la disposition de l'administration tous les justificatifs permettant de vérifier, pour chaque adhérent, les informations administratives et contractuelles relatives à la mise à disposition de salariés, ainsi que le motif, le lieu et la durée des interventions de chaque salarié. Ces pièces doivent être conservées au minimum cinq ans après l'année civile de leur établissement, sauf si d'autres textes imposent une durée de conservation plus longue.
Un groupement d'employeurs met à disposition un technicien de maintenance auprès de trois PME adhérentes. Lors d'un contrôle de l'inspection du travail, celle‑ci demande, pour chacune des interventions du technicien : l'ordre de mission ou la fiche de poste, les feuilles de présence ou les pointages, les contrats ou conventions liant le salarié au groupement et la fiche d'affectation chez l'adhérent (précisant le motif, le lieu et la durée). Le groupement communique ces documents et conserve tous les justificatifs datés (par ex. feuilles de temps de 2024) au moins jusqu'au 31 décembre 2029 (cinq ans après l'année civile 2024), ou plus longtemps si une autre règle l'exige.
- Obligation de tenue et de communication : le groupement doit mettre en permanence les documents à disposition de l'autorité administrative sur simple demande.
- Portée par adhérent : les justificatifs doivent permettre de vérifier, pour chaque adhérent, les indications prévues à l'article D.1253-1 (informations administratives/contractuelles relatives à la mise à disposition).
- Informations exigées : pour chaque salarié, il faut pouvoir justifier le motif de la mission, le lieu d'intervention et la durée de chaque intervention.
- Durée de conservation : conservation minimale de 5 ans à compter de la fin de l'année civile au cours de laquelle les documents ont été établis (ex. documents établis en 2024 conservés jusqu'au 31/12/2029).
- Primauté des règles plus contraignantes : si d'autres textes imposent une durée de conservation plus longue, ces derniers s'appliquent.
- Accessibilité permanente : les documents doivent être tenus de façon à pouvoir être fournis rapidement lors d'un contrôle administratif.
- Risques en cas de manquement : le défaut de production ou d'archivage peut entraîner des difficultés lors d'un contrôle (constatations, sanctions ou remises en cause d'opérations), d'où l'intérêt d'une traçabilité rigoureuse (contrats, feuilles de temps, ordres de mission, factures).