L'Explication Prémisse
Le groupement d'employeurs doit conserver et tenir immédiatement accessibles tous les documents qui permettent à l'administration de contrôler, pour chacun de ses adhérents, les informations prévues par le texte cité (voir l'article D.1253‑1 pour le détail) et de connaître le motif, le lieu et la durée des interventions de chacun des salariés mis à disposition. Ces justificatifs (conventions de mise à disposition, bons d'intervention, feuilles de présence, etc.) doivent être conservés au moins pendant cinq ans à compter de la fin de l'année civile au cours de laquelle ils ont été établis, sauf si une autre disposition légale impose un délai plus long.
Un groupement d'employeurs mutualise un technicien de maintenance entre trois entreprises clientes. Pour chaque mission, le groupement établit une convention de mise à disposition indiquant l'adhérent bénéficiaire, le motif de la mission, le lieu d'intervention et la durée prévue, ainsi qu'une feuille de mission signée par l'adhérent à la fin de l'intervention. Lors d'un contrôle de la DREETS, le groupement présente ces conventions, les feuilles de présence et les factures correspondantes. Toutes ces pièces sont archivées et conservées au minimum cinq ans après l'année où elles ont été rédigées, de sorte que l'administration puisse vérifier l'utilisation conforme du salarié pour chaque adhérent.
- Obligation permanente de mise à disposition : le groupement doit pouvoir présenter les documents à tout moment à l'autorité administrative compétente (ex. DREETS / inspection du travail).
- Contenu à vérifier : les documents doivent permettre de vérifier, pour chaque adhérent, les informations visées au 5° de l'article D.1253‑1 (se reporter à cet article pour les précisions sur les mentions requises).
- Informations sur les interventions : il faut pouvoir justifier le motif, le lieu et la durée des interventions de chaque salarié mis à disposition.
- Types de justificatifs : conventions de mise à disposition, bons/ordres d'intervention, feuilles de présence/temps, contrats, factures, échanges écrits confirmant la mission, etc.
- Durée de conservation : conservation minimale de 5 ans suivant l'année civile d'établissement des documents.
- Primauté des règles plus contraignantes : si d'autres textes imposent un délai de conservation plus long, il faut respecter le délai le plus strict.
- Sanctions possibles : l'absence ou l'impossibilité de produire ces pièces lors d'un contrôle peut entraîner des redressements, sanctions administratives voire requalification selon les circonstances.
- Bonne pratique recommandée : classer et indexer les pièces par adhérent et par salarié (physique et/ou numérique) pour faciliter les contrôles et respecter les délais de conservation.