L'Explication Prémisse
Avant un entretien disciplinaire, l'employeur doit adresser une lettre de convocation qui explique clairement pourquoi l'entretien a lieu (l'objet), ainsi que la date, l'heure et le lieu où il se tiendra. La convocation doit aussi informer le salarié qu'il peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise. Pour être valable, la lettre doit être remise en main propre contre récépissé ou envoyée en recommandé, et ce dans le délai de deux mois prévu par l'article L.1332-4. L'objectif est de permettre au salarié de se préparer et, le cas échéant, d'être accompagné lors de l'entretien.
Dans une PME, Julie, responsable RH, souhaite convoquer Paul pour un entretien après plusieurs avertissements pour retards répétés. Elle rédige une lettre indiquant « entretien en vue d'une éventuelle sanction disciplinaire pour retards répétés », fixe la date, l'heure et le lieu de l'entretien, et ajoute la phrase rappelant que Paul peut se faire assister par un collègue de l'entreprise. Elle lui remet la convocation en main propre contre récépissé une semaine avant l'entretien. Le jour J, Paul est accompagné d'un collègue comme indiqué dans la convocation.
- La convocation doit indiquer l'objet précis de l'entretien (ex : examen d'une faute, proposition de sanction).
- La lettre doit préciser la date, l'heure et le lieu de l'entretien.
- La convocation rappelle le droit du salarié à être assisté par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise (assistance interne uniquement).
- Mode de remise obligatoire : remise contre récépissé ou envoi par lettre recommandée.
- La convocation doit intervenir dans le délai de deux mois fixé par l'article L.1332-4 (respect du délai de procédure).
- La conformité de la convocation est importante : son absence ou ses insuffisances peuvent être soulevées par le salarié devant le conseil de prud'hommes pour contester la régularité de la procédure disciplinaire.